הנהלת חשבונות בוטיק ומתקדמת שתעניק ערך מוסף

 

 

 

?מהם שירותי הנהלת חשבונות

 

על פי אתר הויקיפדיה, "הנהלת חשבונות"  הוא תחום העוסק בתיעוד פעילותה הפיננסית של  באמצעות רישום התנועות הכספיות והלא כספיות שלה. בין עסקאות אלו ניתן למנות מכירות, רכישות, קבלות, הכנסות ותשלומים.

 

אם תשאלו את האדם הסביר שאינו מהתחום (וגם חלק מאלה שכן נמצאים בתחום), מדובר בתחום טכני, אפרורי ומשעמם, שהוא חובה שחלה על עסקים כדי לעמוד בדרישות רשויות המס.

עם זאת, אנו סבורים שמשרד רואה חשבון טוב, צריך להשתמש בהנהלת החשבונות שלו כדי להעניק ערך מוסף ללקוח, מעבר להגשת הדוחות למע"מ, הכנת משכורות והגשת הדוחות לביקורת בסוף השנה.

 

:נזכיר שקיימים 2 סוגים של הנהלת חשבונות

 

  1. הנהלת חשבונות "חד צידית" המשמשת בעיקר את העצמאים ומסכמת את ההכנסות וההוצאות של העסק.
  2. הנהלת חשבונות "כפולה" המשמשת תאגידים ו"שולטת" על כל התנועות הכספיות של העסק – כך פעולה נרשמת ב-2 צדדים ואם נעשית מכירה, היא נרשמת כנגד רישום חוב של הלקוח, כשהלקוח משלם – הוא מזוכה והבנק מחוייב.

 

לצערנו, חלק גדול ממשרדי רואי החשבון ויועצי המס מבצעים במשך השנה את הנהלת החשבונות, מודיעים לבעל העסק על חובותיו לרשויות, ובסיום השנה מעבירים את החומר לביקורת רואה החשבון.

 

:אנו מציעים הנהלת חשבונות בוטיק ומתקדמת שתעניק ערך מוסף, כדלקמן

 

הגשת מאזן בוחן דו חודשי לפי חודשים:  

בעל העסק מקבל מידי חודשיים פירוט של ההכנסות וההוצאות שלו ברמה חודשית וכך יכול לזהות אם חסרות לו הוצאות כלשהן שלא נרשמו  (לדוגמה – הוצאות ארנונה או חשמל). במקרה כזה, הוא פונה מיידית לספק ודורש את ההוצאה החסרה. כך ניתן לחסוך לעסק התעסקות מתישה ומיותרת לאיתור מסמכים ישנים ואף ניתן לחסוך כספי מיסים, במידה והנהלת החשבונות מסייעת באיתור חשבוניות חסרות.

 

התאמת מקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי לביצוע בפועל:

בתי עסק רבים נפגעים מידי שנה, היות ותשלומי המקדמות שלהם כלל אינם מתאימים לביצועים. חוסר התאמה זו נובע משינוי משמעותי ברווחיות העסק או משינוי בשיעורי המס. לא נעים לקבל בעת הגשת הדו"ח דרישת תשלום של עשרות אלפי ₪ מהרשויות, מה גם שהיא כוללת ריבית גבוהה, הפרשי הצמדה ולפעמים גם קנסות. משרדנו מקפיד שהנהלת החשבונות תוודא לקראת סוף השנה את התאמת המקדמות לבימוע, על מנת למנוע מצבים כאלה.

 

גיול לקוחות:

נתקלנו במקרים שגם בבתי עסק גדולים, אין כל שליטה על חובות ישנים של לקוחות. לדעתנו, אחת למספר חודשים, הנהלת החשבונות צריכה להוציא דוחות גיול לקוחות למנהלי החברה, כדי שיוודאו שהגבייה שלהם מושלמת.

 

השוואת נתוני העסק לתקופה מקבילה אשתקד:

נתקלנו במקרים בהם בעל העסק כלל אינו מודע לשינויים שעוברים על העסק. לדעתנו, יש צורך חשוב לבחון מספר פעמים בשנה את נתוני הנהלת החשבונות לעומת התקופה המקבילה, כדי לקבל החלטות חשובות (כגון – צמצום בכח אדם, צבירת מלאי ועוד).

 

שימוש באמצעים טכנולוגיים:

בימינו, ישנם כלים שמאפשרים להנהלת החשבונות ליעל את התנהלות העסק. משרדנו אימץ בחודשים האחרונים מספר אמצעים כאלה:

 

תשלומי מס"ב לעובדים ולספקים -  במקום לשלם בצ'קים (החשופים לטעויות, להסבות ואינם מאפשרים שליטה על ההפקדות שלהם ובכך משבשים את יכולת חיזוי התזרים הכספי של העסק) ובהעברות בנקאיות (שעשויים לעלות עמלות יקרות), משרדנו ממליץ ללקוחותיו לרכז את תשלומיו לספקים לתאריך אחד או שניים בחודש ולבצע אותם בהעברה אחת דרך המסלקה הבנקאית.

 

הרשאות לרשויות -  רשויות המס (מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי) מעודדות את העסקים לבצע הרשאות לחיוב חשבון. הרשאות כאלה מייתרות את הפנקסים הישנים ואת הצ'קים החודשיים (ובכך שוב מונעות טעויות). הצ'ופר המיידי הוא בכך שהחיוב בבנק נעשה ב-22 או 23 בחודש במקום ב-15 בו. הערה: חתימה על הרשאות אינה מהווה הוראת קבע, אין חובה להשתמש בהרשאה ואין לרשויות יכולת לגבות כספים ללא אישור בעל העסק.

 

תוכנה המאפשרת קבלת נתוני עבר מהבנקים וחוסכת צורך בתשלומי עמלות מיותרים בגין המצאת מסמכים ישנים.